Zeitmanagement
Gib dem Workshop Struktur und Tempo und erfahre, wie du Zeiten flexibel steuerst und anpasst
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 12 Minuten
Bestimmt warst du schon in dem ein oder anderen Workshop oder Meeting, wo du dir dachtest: „Oh, das wird eng heute“.
Und genau deshalb schauen wir in diesem Kapitel auf ein effektives und flexibles Zeitmanagement, eine deiner zentralen Aufgaben als Facilitator.
Das lernst du in diesem Kapitel
- Wie du Zeiten und Phasen in Workshops souverän handhabst
- Wie du flexibel auf Dynamiken reagierst, ohne den roten Faden zu verlieren
- Wie du vorgehst, falls die Zeit mal nicht ausreichen sollte
Deine Rolle als Timekeeper
Als Facilitator liegt die Verantwortung für die Zeit bei dir und das ist auch gut so, denn Teilnehmende geben sie in der Regel gedanklich ohnehin an dich ab. Wenn du den Überblick behältst, können sie sich ganz auf die Inhalte konzentrieren. Alternativ kannst du die Verantwortung für die Rolle auch explizit an eine andere Person übertragen.
Um die Zeit jederzeit im Blick zu behalten, nutze am besten einen Timer, der dir statt der Uhrzeit die verbleibende Zeit einzelner Schritte oder des gesamten Workshops anzeigt (z. B. von TimeTimer). Vermeide es in analogen Settings nach Möglichkeit, dein Handy zu benutzen. Aufgrund der Ablenkungsgefahr für dich und andere sollten Handys so wenig wie möglich präsent sein.
Situative Flexibilität
Ein guter Zeitplan ist Orientierung, kein Dogma. Wenn du siehst, dass eine Diskussion gerade besonders wertvoll ist, lass sie ruhig etwas länger laufen – auch wenn damit aus den zuvor angekündigten drei Minuten fünf werden. Genauso gilt: Wenn die Energie nachlässt und keine neuen Inhalte mehr hinzukommen, beende einen Schritt ruhig früher. Zeitmanagement heißt nicht, starr am Plan zu hängen, sondern flexibel zu bleiben und mit dem Blick aufs große Ganze situativ zu entscheiden, was den Prozess und das Team in dem Moment wirklich voranbringt.
Nach einer Pause weitermachen
Plane bei Workshops vor Ort stets etwas Zeit ein, damit die Gruppe nach einer Pause wieder zusammenkommt. Warte dafür nicht bis zur letzten Sekunde der Pausenzeit, sondern kündige bereits ein bis zwei Minuten früher an, dass es weitergeht.
Dabei kannst du einen weiteren hilfreichen Kniff nutzen, um die Gruppe wieder schneller zusammenzuführen. Sobald einige Personen in deiner Nähe und bereit für die Weiterarbeit sind, beginn ein Gespräch in normaler Lautstärke, ohne wirklich etwas Relevantes zu sagen. Du kannst zum Beispiel Bezug auf vorherige Arbeitsschritte nehmen oder beiläufige Beobachtungen teilen. Wichtig ist an dieser Stelle nicht der Inhalt, sondern der Effekt. Für Personen, die noch am Rand stehen, kann der Eindruck entstehen, dass es weitergeht und sie etwas verpassen. Dadurch schließen sie sich oftmals schneller der Gruppe an und du kannst den Workshop zügiger fortsetzen.
Prioritäten setzen und kürzen
Wenn du merkst, dass während des Workshops die Zeit zu knapp wird, um alle geplanten Schritte durchzuführen, schrecke nicht davor zurück, gezielt zu kürzen, und zwar dort, wo es den geringsten Einfluss auf das Ergebnis hat. Am besten identifizierst du solche potenziellen Streichkandidaten schon bei der Vorbereitung: Welche Schritte sind „nice to have“ und welche sind essenziell für das Ergebnis? Kannst du möglicherweise auch die Pausen etwas verkürzen, zum Beispiel von 10 auf 5 Minuten?
Wenn du etwas kürzen musst, kommuniziere klar, was du änderst und warum, damit die Teilnehmenden sich abgeholt fühlen und die Anpassung nachvollziehen können.
Zeitliche Veränderungen transparent kommunizieren
Informiere die Teilnehmenden transparent, wenn du vom kommunizierten Plan abweichst. Dass nicht immer alles glatt und wie geplant verläuft, ist verständlich, entscheidend ist nur, wie du damit umgehst. Das gilt besonders, wenn der Workshop länger dauert als geplant. Hole dir in diesen Fällen das Einverständnis der Gruppe und respektiere gleichzeitig, dass manche Personen möglicherweise nicht länger bleiben können.
Falls etwas offen bleibt
Für den Fall, dass kleinere Anpassungen nicht helfen und die verbleibende Zeit schlicht zu kurz ist, versuche nicht krampfhaft, doch noch alles unterzubringen. Nimm dir in diesen Momenten stattdessen kurz Zeit, um die Weiterarbeit im Team gemeinsam zu klären:
- Was haben wir nicht geschafft?
- Was davon kann asynchron und im Nachgang bearbeitet werden?
- Wer übernimmt was?
So stellst du sicher, dass der Workshop nicht abrupt endet, sondern ihr immerhin mit klaren nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten rausgeht und das Ziel des Workshops mit etwas Verzögerung erreicht. Wenn du die Zeiten im Blick behältst, Veränderungen transparent kommunizierst und bei Bedarf Prioritäten setzt, wirst du deiner strukturgebenden Rolle als Facilitator mehr als gerecht.
Hilfreiche Moderationssätze
Geschafft!
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