Entscheidungen treffen
Wie du Gruppen zu tragfähigen Entscheidungen führst
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Viele Workshops stehen und fallen mit den getroffenen Entscheidungen. Schließlich haben sie häufig das Ziel, etwas zu verändern oder anzustoßen. Bleibt es hingegen zu vage, entsteht aus den Gesprächen weder Orientierung noch Klarheit. Schauen wir uns daher in diesem Kapitel an, wie du als Facilitator Gruppen zu guten Entscheidungen führst.
Das lernst du in diesem Kapitel
- Wie du Diskussionen in entscheidungsfähige Bahnen lenkst
- Wie du passende Entscheidungsformate auswählst, ohne den Prozess zu überfrachten
- Wie anschlussfähige Entscheidungen getroffen werden
Klaren Entscheidungsrahmen schaffen
Wie bereits im Kapitel zur Steuerung von Diskussionen beschrieben, begegnest du in Workshops immer wieder Phasen der Divergenz und Konvergenz, also Momenten, in denen der Fokus geöffnet beziehungsweise wieder enger gezogen und priorisiert wird. Auf den ersten Blick mag das simpel wirken, in der Praxis kommt es jedoch durch unsaubere Formulierungen immer wieder zu Vermischungen beider Ansätze.
Stell dir folgendes Szenario vor: In einem Workshop hat eine Gruppe verschiedene Ideen gesammelt, wie sich die Zusammenarbeit verbessern lässt. Nun will sie eine Entscheidung treffen, was künftig verändert werden soll und der Facilitator fragt: „Wie machen wir es?“ Vielleicht funktioniert die Abstimmung, und die Gruppe einigt sich auf zwei Maßnahmen. Es kann aber auch sein, dass durch die offene und unspezifischere Frage erstmal Verwirrung entsteht, worüber überhaupt abgestimmt wird, oder dass neben den bestehenden Ideen zusätzlich noch neue Ideen vorgeschlagen werden, wodurch die ganze Abstimmung noch komplizierter wird.
Dabei ließe sich der Rahmen mit einer spezifischeren Frage enger ziehen und so die Entscheidung fokussieren. Zum Beispiel: „Welche der ausgewählten Ideen hat das größte Verbesserungspotenzial für unsere Zusammenarbeit?“ So wird der Fokus auf die Auswahl der vielversprechendsten Option gelegt und gleichzeitig Verbindlichkeit für das weitere Vorgehen geschaffen.
Methoden zur Entscheidungsfindung
Neben fokussierten Fragen gibt es verschiedene Methoden, die dir je nach Thema, Gruppe und verfügbarer Zeit helfen können, Entscheidungen zu strukturieren und voranzubringen. Im Folgenden stellen wir dir einige vor, die sich leicht und auch spontan einsetzen lassen. Du wirst feststellen, dass wir viele davon regelmäßig in unsere Tools einbauen.
Dotmocracy (Punktabfrage)
Eine einfache und gleichzeitig sehr effektive Methode auf dem Weg zur Entscheidung ist die Punktabfrage. Sie eignet sich sowohl für analoge als auch digitale Workshops und liefert schnell ein klares Bild über Tendenzen und Prioritäten in der Gruppe.
Als Facilitator stellst du eine möglichst spezifische Frage und gibst den Teilnehmenden eine festgelegte Anzahl an Punkten (in der Regel ein bis drei), die sie auf die Optionen verteilen können, die ihrer Einschätzung nach am besten dazu passen.
Beispiel: „Lest euch alle Ideen in diesem Bereich durch und gebt euren Punkt der Idee, die uns eurer Meinung nach unserem Ziel innerhalb des nächsten Monats am nächsten bringt.“
Wenn du mehrere Punkte pro Person zulässt, gib zusätzlich an, ob eine Person auch alle ihre Stimmen einer Option geben kann oder ob pro Option nur eine Stimme erlaubt ist.
2x2-Matrix
Gerade bei einer größeren Anzahl verschiedener Optionen kann eine Matrix helfen, Übersichtlichkeit zu schaffen und die Priorisierung zu erleichtern. Dafür werden zwei Dimensionen gewählt, beispielsweise „Zeitbedarf für Umsetzung“ und „Strategische Relevanz“.
Die vorhandenen Optionen können nun einzeln anhand der Achsen positioniert werden und geben so einen Überblick, bei welchen von ihnen eine Umsetzung besonders empfehlenswert ist. In diesem Fall wären es beispielsweise Ideen mit hoher strategischer Relevanz und geringem Zeitbedarf in der Umsetzung.
Beachte jedoch, dass die 2x2-Matrix meist eine vereinfachte Betrachtung darstellt und selten alle relevanten Faktoren abbildet. Vielleicht ist eine Idee schnell und relevant, aber teuer, wodurch sie schlussendlich anders bewertet wird. Versteh die Matrix daher als hilfreiche Methode zur Orientierung und Priorisierung, aber nicht als einzige Betrachtungsweise.
Konsens vs. Konsent
Eine häufige Frage in Entscheidungsrunden lautet: „Sind alle damit einverstanden?“ Diese Suche nach einem gemeinsamen Konsens kann funktionieren, führt aber oft dazu, dass Diskussionen erneut aufgehen und sich Entscheidungen verzögern.
In solchen Fällen bietet sich der Konsent als Alternative an. Hier geht es nicht darum, dass alle begeistert zustimmen, sondern darum, dass keine schwerwiegenden Einwände bestehen. Die Frage lautet also nicht „Sind alle dafür?“, sondern „Gibt es Einwände, die uns daran hindern, diesen Schritt zu gehen?“. So können Entscheidungen beschleunigt werden, ohne über Köpfe hinweg zu entscheiden. Stelle als Facilitator dabei stets sicher, dass eingebrachte Einwände auch wirklich valide sind und es sich nicht nur um eine unbegründete Behauptung handelt.
Delegation
Nicht jede Entscheidung muss im Plenum fallen. Wenn es in der Organisation beispielsweise klare Rollen und Verantwortungen gibt oder unterschiedliche Level an Expertise oder relevantem Kontextwissen vorhanden sind, kann (und sollte) die Entscheidungsverantwortung auch bewusst an diese Personen delegiert werden.
Nächste Schritte festhalten und verfolgen
Wenn ihr im Team Entscheidungen getroffen habt, ist es wichtig, die nächsten Schritte zur Umsetzung der Entscheidung verbindlich festzuhalten. Dabei gibt es eine grundlegende Struktur, die sich in vielen Fällen anbietet und die du als Facilitator stets im Hinterkopf behalten solltest:
1. Wer
2. macht was
3. bis wann?
Damit Entscheidungen und Aufgaben nicht verpuffen oder später wieder infrage gestellt werden, halte sie schriftlich fest und mache sie für alle sichtbar, beispielsweise auf einem geteilten Whiteboard, in einer Follow-up-Mail oder in eurem Projektmanagement-Tool.
Geschafft!
Du hast dieses Kapitel abgeschlossen. Nimm dir kurz Zeit zu reflektieren, was du mitnimmst und was du als Nächstes ausprobieren möchtest. Teile deine Gedanken, Fragen oder Erfahrungen gern in den Kommentaren - oder mach mit einem anderen Kapitel weiter.
Gut gemacht!
Du bist beim vorerst letzten Kapitel der Academy angelangt. Wir freuen uns an dieser Stelle sehr über dein Feedback.